如果没有结构化的通信过程，项目团队可以在项目生命周期期间浪费宝贵的资源和时间，同时产生巨大的结果。这有效沟通的重要性在分布式和混合团队中特别明显，因为各种人才寻求以特定方式促进共同努力。
作为一名项目经理，如果你想最大限度地减少项目失败，你需要一个项目沟通计划。本文档确保您的利益相关者了解共享信息的适当沟通方法。
在本指南中，我们将介绍一个通信计划，为什么这对成功的项目管理很重要，以及在创建自己时应该考虑的是什么。
项目管理沟通计划是一份结构化文件，概述了项目范围内团队的沟通需求。它显示了哪些关键利益相关者需要知道什么，他们希望如何接触，以及需要与不同团队成员共享信息的频率。
一个伟大的计划对于项目的成功非常重要。事实上，大多数项目经理的工作是关于项目利益相关者之间的沟通。质量计划可确保想法，更新和问题到达合适的人，以便可以评估，实施或解决它们。
有一个好的沟通计划有很多好处。以下是为您的沟通需求制定计划后，您的项目可以从中受益的几个方法。
既然你知道一个坚实的沟通计划是什么，我们将讨论如何创建和实现一个。在创建计划时，您的首要担忧应该是清晰的。您团队中的每个人都应该能够轻松阅读和理解。一个好的模板可以帮助您创建一个明确简明的计划。
接下来的几个部分将覆盖伟大的项目管理沟通计划中涉及的元素。请记住，组织此计划没有设置方式。一家公司的工作可能不适用于另一家公司。但是，只要您有某种系统到位，您将大大提高您的团队的效率。
在开始考虑如何在项目中构建沟通之前，您需要知道进行沟通的目的。了解你必须从沟通计划中获得什么将为你的计划指明方向。
在某种程度上，沟通会使你更接近你的目标。您的沟通计划旨在解决哪些问题？下面列出了一些共同的目标：
这是你决定谁需要什么信息的地方。并非每个团队成员都需要参与每一项决策。向每个人透露太多信息可能会影响他们完成工作的能力。例如，没有理由让做产品测试的人参与有关工资的决策。
当某些利益相关者需要更新时，澄清也很重要。在完成特定可交付成果之后，您的客户可能更愿意更新，例如设计，草稿或原型。
您还有不同的方式分享信息。可以通过电子邮件共享一些详细信息，而更复杂的问题可能需要团队会议。同时考虑到您的利益相关者的沟通渠道的偏好。一位由电子邮件联系的图形设计的团队成员可能更愿意通过电子邮件联系，而营销的人可能更喜欢电话。
以下是您列表的横截面可能如下所示的示例：
组织使用涉及项目的每个人触摸基础的不同方式。这些可以是每周登记到里程碑会议的任何东西。包括所有通信样式所需要解决的主题。
这是您的大纲中的哪个部分可能看起来像您的一些通信。
您的最终轮廓还可以包含其他类型的通信。您的团队可能会使用像这样的工具松弛的彼此发送直接邮件或协作工具如谷歌文档分享想法。有时，工人可能需要实时沟通。
如果您有一个分布式团队，一些团队成员可能会远程工作。你必须做出特殊安排，以便他们能够与你的团队其他成员协作并参与讨论。如果他们离得太远，他们将无法亲自参加会议，可能必须使用电话通信工具喜欢快速移动. 做好准备。
有时，您可能有位于另一个国家的团队成员。他们可能生活在不同的时区。尝试在方便的时候安排会议。例如，下午4点在纽约市会议将成为莫斯科工人的午夜会议。在这种情况下，您想早先安排会议。
某些项目可能要求您跟踪不应与整个团队共享的敏感信息。例如，您可能是一个开发团队的项目领导，设计新软件，可以大大增加公司的市场份额。您需要采取一切预防措施，以确保您的项目的详细信息不会出去。
列出哪些信息构成敏感信息，并记下允许接收更新信息的所有员工。这可能因您处理的敏感信息类型而异。然后，制定计划，说明授权团队成员应如何共享这些信息，以确保机密性。
以下是您可以记录关于敏感软件项目的沟通计划的方式。
项目X（授权人员）
“开发更新非常保密，必须仅由Gmail共享。必须使用机密模式发送电子邮件，具有密码和到期日期。“
其他类型的敏感信息可能需要升级来将其用于合适的人群。机密信息的一些示例可能包括：
当您完成了所有信息时，您可以选择如何分享它。您可以使用类似程序的程序将其添加到电子表格中微软Excel并通过电子邮件发送，组织使用谷歌表并将每个人发送一个链接，或者写在一个微软Word.文档。如果您使用项目管理软件如Asana.或特雷略，您可以使用它们来分享您的计划。有些网站有助于制作沟通计划的模板。
如何组织您的沟通计划取决于您。重要的是，你要与所有利益相关者分享，这样就不会对未来的沟通产生混淆。你甚至可以为他们添加一个签名的地方，这样你就知道他们已经阅读并理解了。
牢固的沟通是项目管理的支柱。团队成员需要知道如何与彼此和客户共享信息，以高效地实现项目目标。
通过将良好的沟通计划放在一起，您可以最大限度地提高团队的生产力。通信质量是预测项目结果质量的主要因素。
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