创建项目预算的6个步骤

无论所涉及的行业或项目，项目预算都是至关重要的。能够准确预测项目费用，并在不同的项目任务中合理分配资金，能够使企业保持他们的底线不变，并使他们的利益相关者高兴。

任何项目管理专业人士最不希望看到的是，他们发现自己处于一种情况，即当前项目的成本要么是未知的，要么是完全无法控制的，或者他们不得不努力为团队成员获得完成工作的资金。

项目预算应从项目计划的制定过程中开始。如果做得好，最初的成本估计结果应该接近最终的实际成本。

本文将展示如何创建一个精确的预算，该预算包含了对项目最终成本的全面估计的各种费用类别。

什么是项目预算?

项目预算是完成项目的估计成本。这是一个关于完成项目的每个阶段需要投入多少资金的整体观点。然而，这并不是一劳永逸的事情。项目预算将随着项目需求的变化而变化。项目预算还让涉众知道需要什么以及何时需要。

当涉及到预算管理时，更复杂的项目通常更具挑战性，你可能会发现创建工作分解结构(WBS)有助于识别重要的可交付成果，制定一个适当的项目时间表，并进行初步成本估算。

项目预算中要考虑的项目成本

以下是在创建项目预算时通常评估的一些成本类别:

• 劳动力成本。这包括项目团队中任何工人的小时工资和基于项目的工资。
  

• 材料成本。如果项目需要制造物品或创建物理交付物，您将需要添加所有相关材料的成本。即使主要由知识工作组成的项目也会产生与所需软件或IT基础设施相关的材料成本。
  

• 开销。这个类别主要指的是间接成本，比如那些与运营公司相关的成本，以及那些可能适用于多个项目的成本。这包括办公空间、云服务和电力。
  

• 专业服务。任何外包给其他专业人士的工作，如法律文件或网络安全审查，都属于这一类别。
  

• 应急储备。在创建项目预算时，您将首先确定总成本的基线。然而，最初的预算估计几乎从未与最终支出相匹配。经常会有一些成本是无法提前预料到的。你可以通过在项目应急储备中分配资金来为意外事件做预算。

创建一个准确的项目预算的6个步骤

创建项目预算应该尽可能精确。准确性很重要，因为项目预算不是自包含的。它会影响项目的其他部分，如项目进度。如果项目预算不准确，那么您的团队可能无法按时完成可交付成果。一个准确的项目预算还包括预期和意外成本，防止成本超支。

以下步骤可作为指导方针，适用于大多数项目预算方案。

1.回顾过去项目的成本数据

在创建项目预算时，最好的着手点之一是查看以前的项目和历史数据。试着找出类似的项目或包含类似任务的项目。

看看这些项目的初始预算是什么，以及最终的项目支出。类似项目的实际最终成本数据是非常有价值的，因为它将包括未预见的费用。从这些数据中获得的见解将使您能够更好地估计未来所有类似项目的预算。在进行预算创建的下一个步骤时，请将这些数据放在手边。

如果您没有访问历史数据的权限，或者这个特定的项目没有任何类似的前辈，那么您可能需要从头开始。一定要详细记录你的计算，并包括关于实际最终成本的注释，以便项目完成后可以作为未来努力的参考。

2.将你的项目分解成更小的增量

通过将项目分解成各个组成部分，您可以更好地确定与每个部分相关的成本。创建WBS是一种方法，但还有许多其他方法。许多项目经理发现好的项目管理软件可以帮助完成这个过程。

例如，假设所讨论的项目涉及到一个新的软件应用程序的开发。在把这个项目分解,您将需要确定哪些需要团队成员,必须提供工具和技术在发展过程中,是否需要任何训练,是否你需要咨询专家或利用云服务管理,测试和部署流程需要,等等。

对于您确定的每个项目增量，记录所需的工作时间、成本约束、任务依赖关系以及任何其他相关细节。如果适用，也记录来自其他项目的类似增量的历史数据。

3.估计与每个里程碑相关的成本

在将您的项目分解为多个增量并编写关于每个增量所需内容的注释之后，是时候开始估算每个项目里程碑的成本了。

首先确定主要的项目里程碑，然后将每个项目增量与它所支持的里程碑对齐。如果你有历史数据，可以用它来估算成本。如果您没有任何历史数据，请咨询项目涉众或知识渊博的团队成员，以帮助确定定价。

在可能的情况下，评估最好和最坏情况下的项目成本，这样您就有了一个可处理的值范围。您可以记录每个里程碑的平均估计，但了解可能的成本范围将帮助您在以后设置应急预算。

4.估计项目的总成本

当将项目分解成多个组件并估算每个组件的成本时，您可能会忽略与整个项目相关的成本。这可能包括管理费用、雇佣成本等。与项目团队成员协商，努力确定所有其他基于项目的费用，并试图确定每个费用的准确估计。

在这个过程中，您可能会发现使用预算模板很有帮助。这样的模板可以很容易地在网上找到，也可以包含在您选择的项目管理软件中。

5.将您的组件估算合并到预算总额中

一旦您完成了将项目分解为各个组成部分、估计每个部分的成本、按里程碑核对这些估计，并评估是否有任何额外的项目范围的费用等繁重工作，您就可以将所有数字汇编成总预算估算。

将您的评估与过去类似规模和范围的项目进行比较。如果你的估算和过去类似项目的最终成本存在重大差异，花些时间尝试调和这些差异。

因为每个项目都是不同的，所以您对评估准确性的信心也会有所不同。值得注意的是可能的错误来源，包括你是否觉得某些值可能被低估或高估，以及大约高估了多少。这将使您为项目进展中的预算变化做好准备，并确保您运行一个成功的项目．

6.为突发事件和无形风险留出空间

最初预算中的错误可以通过包括意外和意外费用的空间来解释。使用你的预算计算笔记来告知你应该为这个项目留出多少额外的资金，以便相对地确信你将拥有你需要的一切。

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